Kapan Toko Mainan Harus Melakukan Restock?

Kapan Toko Mainan Harus Melakukan Restock? Kehabisan stok produk yang sedang diminati pelanggan bisa membuat toko kehilangan peluang penjualan. Namun, melakukan pemesanan ulang terlalu cepat juga dapat menyebabkan barang menumpuk dan modal tertahan dalam persediaan.

Situasi ini sering dialami pemilik toko mainan dan reseller yang belum memiliki sistem pengadaan teratur. Pemesanan biasanya baru dilakukan ketika barang hampir habis, atau justru dilakukan dalam jumlah besar karena khawatir harga dari supplier akan berubah.

Padahal, waktu restock sebaiknya ditentukan berdasarkan beberapa faktor, seperti kecepatan penjualan, jumlah stok yang tersisa, waktu pengiriman, dan pola permintaan pelanggan.

Dengan perhitungan sederhana, pemilik usaha dapat memperkirakan kapan perlu memesan barang agar persediaan tetap tersedia tanpa mengganggu arus kas.

1. Pantau Kecepatan Penjualan Setiap Produk

Langkah pertama untuk menentukan waktu restock adalah mengetahui seberapa cepat sebuah produk terjual.

Jangan hanya melihat total penjualan toko. Periksa penjualan setiap produk atau kategori karena masing-masing dapat memiliki pola permintaan berbeda.

Sebagai contoh:

• Produk A terjual rata-rata 8 unit per minggu.
• Produk B terjual rata-rata 3 unit per minggu.
• Produk C hanya terjual 2 unit dalam sebulan.

Ketiga produk tersebut tidak seharusnya memiliki jadwal pemesanan ulang yang sama. Produk A mungkin memerlukan pemantauan lebih sering, sedangkan produk C perlu dievaluasi terlebih dahulu sebelum dipesan kembali.

Catat jumlah unit terjual dalam periode tertentu, misalnya selama empat minggu terakhir. Jika permintaan berubah karena musim liburan, promosi, atau tren, gunakan data tersebut sebagai perkiraan awal dan sesuaikan dengan kondisi terbaru.

Semakin baik pencatatan penjualan, semakin mudah toko menentukan prioritas restock.

2. Hitung Waktu yang Dibutuhkan Supplier untuk Mengirim Barang

Stok yang terlihat masih cukup belum tentu aman jika pengiriman barang membutuhkan waktu lama.

Misalnya, sebuah toko menjual rata-rata 5 unit produk per hari. Sisa stoknya 30 unit, sedangkan waktu pengiriman dari supplier biasanya membutuhkan 5 hari.

Secara sederhana, stok tersebut diperkirakan hanya cukup untuk 6 hari penjualan. Artinya, toko memiliki waktu yang relatif terbatas untuk melakukan pemesanan sebelum stok habis.

Dalam praktiknya, pemilik toko juga perlu memperhitungkan waktu pemrosesan pesanan, hari libur, kemungkinan keterlambatan, dan perubahan permintaan.

Karena itu, tanyakan dan catat estimasi pengiriman dari supplier. Jangan hanya berpatokan pada waktu pengiriman tercepat yang pernah terjadi.

Jika waktu pengadaan tidak konsisten, toko mungkin perlu menyediakan stok pengaman yang lebih memadai atau melakukan pemesanan lebih awal.

3. Gunakan Rumus Reorder Point untuk Menentukan Batas Pemesanan

Salah satu metode sederhana untuk menentukan waktu pemesanan ulang adalah reorder point atau titik pemesanan kembali.

Rumus dasarnya:

Reorder Point = Rata-rata penjualan selama waktu pengiriman + Stok pengaman

Contoh:

Sebuah toko menjual rata-rata 5 unit mainan per hari. Waktu pengiriman supplier adalah 5 hari, dan toko menentukan stok pengaman sebanyak 10 unit.

Perhitungannya:

• Kebutuhan selama waktu pengiriman: 5 × 5 = 25 unit.
• Stok pengaman: 10 unit.
• Reorder point: 25 + 10 = 35 unit.
• Dengan demikian, ketika posisi stok mencapai sekitar 35 unit, toko perlu mempertimbangkan pemesanan ulang.

Posisi stok sebaiknya tidak hanya berarti jumlah barang yang terlihat di rak. Perhitungkan juga stok yang masih tersedia di gudang, barang yang sudah dipesan pelanggan, serta pesanan pembelian yang sedang dalam perjalanan.

Rumus ini merupakan titik awal. Jika penjualan sangat fluktuatif atau waktu pengiriman tidak stabil, batas pemesanan perlu disesuaikan.

4. Bedakan Produk Laris dan Produk yang Bergerak Lambat

Tidak semua produk perlu dipesan ulang hanya karena stoknya mulai berkurang.

Produk dengan penjualan konsisten dan margin yang memadai dapat menjadi prioritas. Sebaliknya, produk yang lambat terjual perlu diperiksa lebih lanjut sebelum dibeli kembali.

Pemilik toko dapat membagi produk menjadi tiga kelompok:

Produk prioritas

Produk yang memiliki permintaan konsisten dan berkontribusi baik terhadap penjualan. Pantau stoknya lebih sering agar tidak mudah kosong.

Produk yang perlu dipantau

Produk dengan penjualan sedang atau permintaan yang berubah-ubah. Tentukan jumlah pemesanan berdasarkan tren terbaru dan stok yang tersedia.

Produk yang perlu dievaluasi

Produk yang lama tidak terjual atau memiliki persediaan berlebih. Periksa penyebabnya sebelum melakukan pemesanan ulang.

Pembagian ini membantu toko menggunakan waktu dan modal secara lebih efektif. Jangan sampai dana digunakan untuk menambah produk yang lambat terjual, sementara barang yang lebih diminati pelanggan justru habis.

5. Jangan Menyamakan Restock dengan Membeli dalam Jumlah Besar

Restock berarti mengisi kembali persediaan sesuai kebutuhan, bukan selalu membeli barang sebanyak mungkin.

Supplier mungkin menawarkan harga satuan lebih rendah untuk pembelian dalam jumlah besar. Namun, penghematan tersebut perlu dibandingkan dengan tambahan modal yang harus dikeluarkan dan risiko barang tidak segera terjual.

Sebelum memutuskan jumlah pembelian, pertimbangkan:

• Rata-rata penjualan produk.
• Stok yang masih tersedia.
• Waktu pengiriman.
• Minimum pembelian dari supplier.
• Ruang penyimpanan.
• Modal yang tetap harus tersedia untuk operasional.
• Risiko perubahan tren atau permintaan.

Jika minimum pembelian lebih besar daripada kebutuhan jangka pendek, periksa apakah pembelian tersebut masih masuk akal berdasarkan perkiraan penjualan dan kemampuan keuangan toko.

Harga per unit yang lebih rendah belum tentu menghasilkan keputusan terbaik jika sebagian besar modal akhirnya tertahan dalam stok.

Baca Juga : Cara Menentukan Produk Mainan untuk Toko Berdasarkan Target pelanggan

6. Siapkan Stok Pengaman untuk Mengantisipasi Ketidakpastian

Stok pengaman atau safety stock merupakan persediaan tambahan yang disiapkan untuk menghadapi kenaikan permintaan atau keterlambatan pengiriman.

Jumlahnya tidak harus sama untuk semua produk. Produk yang penjualannya stabil dan mudah diperoleh mungkin membutuhkan stok pengaman lebih kecil dibandingkan produk yang permintaannya melonjak atau pengadaannya tidak menentu.

Untuk menentukan jumlahnya, perhatikan:

• Seberapa besar perubahan penjualan dari hari ke hari atau minggu ke minggu.
• Seberapa konsisten waktu pengiriman supplier.
• Seberapa penting produk tersebut bagi pelanggan.
• Berapa biaya dan risiko jika produk kehabisan.
• Apakah produk mudah dipesan kembali.

Hindari menambah stok pengaman secara berlebihan hanya karena khawatir barang akan habis. Tujuannya adalah mengurangi risiko kehabisan stok, bukan menghilangkan seluruh ketidakpastian dengan menimbun barang.

7. Perhatikan Produk yang Dipengaruhi Tren dan Musim

Sebagian produk mainan memiliki permintaan yang relatif stabil, sedangkan produk lain dapat mengalami lonjakan pada periode tertentu.

Contohnya, penjualan bisa berubah ketika mendekati liburan sekolah, hari raya, momen pemberian hadiah, atau saat karakter tertentu sedang populer.

Untuk produk seperti ini, data penjualan historis dapat membantu memperkirakan kebutuhan, tetapi tidak selalu cukup untuk memprediksi permintaan secara akurat.

Lakukan beberapa langkah berikut:

1. Periksa penjualan pada periode yang sama sebelumnya jika datanya tersedia.
2. Pantau pertanyaan pelanggan dan permintaan produk yang mulai meningkat.
3. Pastikan ketersediaan stok dengan supplier sebelum membuat rencana pembelian.
4. Sesuaikan jumlah pesanan dengan kemampuan modal.
5. Evaluasi kembali setelah periode ramai berakhir.

Untuk produk koleksi seperti Blokees atau kartu koleksi Kayou, pemilik toko juga perlu mempertimbangkan seri, varian, dan karakteristik permintaan pelanggan. Popularitas sebuah produk tidak menjamin semua varian memiliki kecepatan penjualan yang sama.

8. Buat Jadwal Pemeriksaan Stok yang Konsisten

Menentukan waktu restock akan lebih mudah jika toko memiliki jadwal pemeriksaan persediaan.

Toko kecil dapat memulai dengan spreadsheet sederhana yang mencatat nama produk, stok tersedia, penjualan rata-rata, waktu pengiriman, stok pengaman, dan batas pemesanan ulang.

Contoh format pencatatan:

Catatan: angka reorder point pada contoh menggunakan stok pengaman masing-masing 10, 4, dan 5 unit. Angka tersebut hanya ilustrasi dan perlu disesuaikan dengan pola penjualan serta kondisi pengadaan sebenarnya.

Dengan pencatatan seperti ini, pemilik toko dapat mengetahui produk mana yang sudah mendekati batas pemesanan ulang.

Pemeriksaan dapat dilakukan setiap hari untuk produk yang sangat cepat terjual dan secara berkala untuk produk lainnya. Yang terpenting, jangan menunggu sampai stok benar-benar habis untuk mulai menghubungi supplier.

9. Pastikan Informasi Stok Supplier Sebelum Melakukan Pemesanan

Perencanaan restock akan kurang efektif jika toko tidak mengetahui apakah barang tersedia atau berapa lama pesanan dapat dipenuhi.

Sebelum melakukan pemesanan ulang, pastikan:

• Produk dan varian yang dibutuhkan tersedia.
• Harga serta minimum pembelian sudah jelas.
• Estimasi pengiriman sesuai kebutuhan toko.
• Ketentuan pembayaran dipahami.
• Prosedur penanganan barang tidak sesuai pesanan diketahui.

Untuk membantu proses pengadaan, pemilik toko dan reseller dapat melihat informasi grosir mainan anak atau distributor mainan anak sesuai kebutuhan bisnisnya.

Hubungan pengadaan yang terencana membantu toko memperkirakan waktu dan biaya pembelian dengan lebih baik. Namun, ketersediaan produk dan estimasi pengiriman tetap perlu dikonfirmasi sebelum setiap transaksi.

Kesimpulan

Waktu restock yang tepat ditentukan oleh kecepatan penjualan, stok yang tersedia, waktu pengiriman supplier, stok pengaman, dan kondisi permintaan.

Dengan menggunakan konsep reorder point, toko dapat menetapkan batas pemesanan ulang yang lebih terukur. Pemilik usaha juga perlu membedakan produk yang laris, produk yang bergerak lambat, serta barang yang permintaannya dipengaruhi tren.

Mulailah dengan mencatat penjualan dan persediaan secara konsisten. Tidak harus langsung menggunakan sistem inventaris yang rumit. Spreadsheet sederhana pun dapat membantu selama datanya diperbarui dan benar-benar digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.

Dengan perencanaan restock yang baik, toko dapat mengurangi risiko kehabisan barang sekaligus menjaga agar modal tidak berlebihan tertahan dalam persediaan.

FAQ

Kapan waktu yang tepat untuk restock mainan?

Waktu restock sebaiknya ditentukan sebelum stok diperkirakan habis, dengan mempertimbangkan rata-rata penjualan, waktu pengiriman supplier, dan stok pengaman.

Apa yang dimaksud dengan reorder point?

Reorder point adalah batas persediaan yang menjadi sinyal bagi toko untuk melakukan pemesanan ulang. Perhitungannya dapat menggunakan kebutuhan selama waktu pengiriman ditambah stok pengaman.

Apakah semua produk perlu memiliki stok pengaman?

Tidak harus sama. Jumlah stok pengaman perlu disesuaikan dengan ketidakpastian permintaan, waktu pengiriman, dan dampak jika produk kehabisan.

Bagaimana cara restock jika modal toko terbatas?

Prioritaskan produk dengan permintaan yang konsisten dan perputaran yang baik. Periksa stok yang tersedia, hindari pembelian berlebihan, dan tetap sisihkan dana untuk operasional usaha.

Apakah spreadsheet cukup untuk mengatur restock toko mainan?

Untuk toko kecil atau reseller, spreadsheet dapat menjadi langkah awal yang memadai jika pencatatan stok, penjualan, dan pemesanan diperbarui secara konsisten. Sistem yang lebih kompleks dapat dipertimbangkan saat volume transaksi meningkat.